Budżet klubu fitness

office-875698_1920

Praktyczne wskazówki przy tworzeniu budżetu na kolejny rok działalności

Na początek definicja budżetu.  Budżet (z ang. budget, ze stfr. bougette) – zestawienie planowanych wpływów (cash flow in +) i wydatków (cash flow in -).

Budżet może pełnić rolę prognozy oraz rolę planu.

Rola prognozy, czyli może wykazywać nadwyżkę wpływów nad wydatkami, może być zrównoważony (bilansować się) albo wykazywać deficyt.

Budżet pełniący rolę planu buduje się najczęściej opierając się na danych o wykonaniu budżetu w roku poprzednim (danych historycznych) i dopasowując wzajemnie sumę wpływów i wydatków.

Szczególną metodą budowania budżetu jest tzw. zero budżetowania. W metodzie tej nie bierze się pod uwagę danych historycznych, a budżet powstaje całkowicie od zera, poprzez dodawanie kolejnych zadań bądź pozycji wydatków i jednoczesne określanie źródeł ich finansowania. Budżet możemy rozpatrywać w horyzoncie długoterminowym, mówimy wtedy o tzw. budżecie strategicznym lub w horyzoncie krótkoterminowym, wtedy mamy do czynienia z tzw. budżetem operacyjnym.

Pierwszym krokiem do stworzenia realnego budżetu na kolejny rok działalności, jest dokładne sprawdzenie danych historycznych co do otrzymanych wartości  przychodów i kosztów w każdym miesiącu.  W tym celu na początek proponuję urealnić wynik finansowy na koniec roku poprzedniego uwzględniając wszystkie koszty , podzielić go przez ilość miesięcy. W ten sposób otrzymujemy faktyczną kwotę zysku netto przypadającego na każdy miesiąc działalności. Kolejnym krokiem będzie odniesienie wyników do tych, które realnie otrzymywaliśmy na koniec każdego miesiąca. Z doświadczenia wiem, że zauważycie duże rozbieżności, które należy wziąć pod uwagę w kolejnych etapach przygotowywania budżetu.

Następnym krokiem jest zaplanowanie i stworzenie kategorii kosztowych  i przychodowych, najlepiej ułożonych kolejno od najbardziej do najmniej znaczących.  Tworząc i planując kategorie warto rozpisać je jak najbardziej szczegółowo, tak aby dokładnie zaplanować koszty. Do późniejszej, codziennej pracy wystarczy wersja uproszczona zawierająca podstawowe kategorie. Zbyt duża ich ilość zniekształciłaby bowiem  obraz i spowodowała rozproszenie skupienia nad najważniejszymi kategoriami.

Kolejnym ważnym elementem jest urealnienie oczekiwań co do przychodów. Często ulegamy pokusie tworzenia budżetów zbyt optymistycznych, które bardzo szybko stają się prawie bezużyteczne.
Z doświadczenia wiem, że najczęściej wynik drugiego kwartału bardzo często odbiega od tego „optymistycznego” budżetu.

Ważnym aspektem w kwestii rentowności są koszty stałe. Dobrze zaplanowane – w korelacji z danymi historycznymi przychodów – dają nam informację, w którym momencie naszego planu nie możemy go przekroczyć założonych kosztów oraz prawdziwy obraz realnych zysków.

Realne planowanie przychodów jest trudnym zadaniem, zwłaszcza iż popularną tendencją jest chęć zwiększenia ich w kolejnym roku kalendarzowym. Tym bardziej ważne jest trzymanie się realnych danych.

O czym jeszcze pamiętać przy tworzeniu budżetu ? Pamiętaj, że okres lata przy tendencji umów na czas nieokreślony z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia bardzo mocno odczujesz latem w przychodach.  Sprawdź czy w najbliższym czasie w Twojej okolicy nie  otwiera się  nowy klub. Najistotniejsza jest konkurencja, która oddalona jest od Twojego klubu do 15-20 min. drogi.

Rynek fitness  zmienia się dynamicznie, więc Twój budżet powinien być elastyczny.

10 błędów najczęściej popełnianych przy tworzeniu planów przychodowych:

  1. Nadmierny optymizm – w branży fitness , np. źle zaprognozowane „lato”.
  2. Brak rzetelnej analizy konkurencji i sytuacji na rynku fitness.
  3. Planowanie bez dokonania analizy danych archiwalnych.
  4. Brak realizacji budżetu z poprzedniego roku.
  5. Nieaktualizowanie budżetu na bieżąco.
  6. Brak rezerwy na nieprzewidziane sytuacje.
  7. Brak zapewnienia finansowania inwestycji (np. promesy banku)na podstawie, którego opieramy zwiększenie przychodów
  8. Zaangażowanie w projekty, które są nie rentowne dla firmy (np. rozciągnięte w czasie)
  9. Niekontrolowany marketing – z jednej strony zbyt duże wydatki i nie trafione kanały komunikacji, z drugiej strony brak działań marketingowych. Niekontrolowane promocje skutkujące problemami z utrzymaniem marży na produkcie.
  10. Odrealniony budżet dla zespołu – np. plan przychodowy o 40% większy od zakładanych celów, powodujący poczucie braku realności

Budżet powinien być najważniejszym narzędziem w Twojej firmie. Dzięki niemu w jasny sposób komunikujesz Pracownikom Twoje oczekiwania co do zamierzeń przedsiębiorstwa. Menadżerom wyznaczasz cel i miernik efektywności ich działań. Tworzysz podstawę do rozliczania, motywowania i weryfikacji pracy zespołu. Planujesz wydatki, szacujesz zyski, jednym słowem utrzymujesz płynność finansową. Regularnie monitorowany budżet pozwala na szybkie i sprawne wprowadzanie korekta odchylenia w jego realizacji dają Tobie bardziej realny obraz zmian i tendencji rynkowych. Źle zaplanowana sfera przychodowa budżetu może doprowadzić do bankructwa albo utraty płynności finansowej firmy i zadłużenie.

Jednak postawienie poprzeczki sprawia, że realizacja budżetu 500 tys. zł na poziomie 70% da Tobie więcej niż 100% ze 100 tys. zł.  Z doświadczenia wiem, że obrany poziom powinien być ambitny ale realny. Budżet i jego realizacja nie powinny być jedynym weryfikatorem działań i sprawności Twojego  zespołu i pretekstem do wytykania błędów czy narzędziem przymusu i konsekwencji personalnych.

Podsumowując. Kluczem do sukcesu firmy jest dobrze zaplanowany budżet  oparty na prawdziwych założeniach, realne, ambitne i jasno określone cele i  zmotywowany zespół. No właśnie. Zespół. Tutaj najważniejsza rada. Zaangażowanie pracowników  na etapie budżetowania sprawi, iż Twój  budżet zostanie zrealizowany. Dzięki temu Twój zespół weźmie odpowiedzialność za wynik i zrozumie funkcjonowanie firmy. To proste ale też bardzo skuteczne zadanie.

Jeśli chciałbyś otrzymać zestawienie najpopularniejszych źródeł przychodów i kosztów, które powinieneś uwzględnić pracując nad budżetem Twojego klubu – skontaktuj się ze mną przez poniższy formularz kontaktowy. W treści wiadomości wpisując LISTA KOSZTÓW I WPŁYWÓW.

Powrót do listy